À propos
L'œuvre de Secours aux Enfants est une association médico-sociale créée en 1912 par des médecins juifs pour aider leur communauté, à St Pétersbourg. L'association s'est illustrée pendant la Seconde Guerre Mondiale pour éviter la déportation de milliers d'enfants. Elle est reconnue d'utilité publique en France depuis 1951.
Aujourd'hui, l'association est composée de 750 salariés répartis au sein de trente-huit établissements et services dans les domaines de la protection de l'enfance, de la santé, de l'accompagnement Alzheimer, du handicap et de la mémoire.
Son projet associatif (www.ose-france.org) s'inscrit dans les principes de la laïcité républicaine tout en préservant son caractère propre affirmant ses valeurs d'ouverture, de professionnalisme et d'innovation.
Ce cadre doit être partagé par les salariés qui la rejoignent, afin de contribuer au rayonnement de l'association et agir pour que l'OSE reste un acteur incontournable du secteur médico-social.
La plateforme Phare accueille les aidants ayant un proche en situation de handicap, sans distinction, de la naissance jusqu'à 60 ans. En 2023, elle a accueilli et aidé 570 personnes.
Dans le cadre de son développement, la plateforme de répit et d'aide aux aidants PHARE recrute un(e) :
- Chargé(e) d'accueil social et administratif(ve)
Le poste
Finalité du poste
Assurer l'accueil, l'écoute et la première orientation des aidants et des personnes en situation de handicap, recueillir les informations nécessaires à leur accompagnement, organiser les rendez-vous avec les professionnels de la plateforme, et garantir le bon fonctionnement administratif et logistique des activités.
Missions principales
- Accueillir, informer et orienter le public (présentiel, téléphone, courriel).
- Identifier la nature des demandes (sociales, éducatives, psychologiques, administratives).
- Recueillir les éléments de situation et constituer les dossiers usagers.
- Planifier et gérer les rendez-vous avec les professionnels (travailleurs sociaux, psychologues, éducateurs, etc.)
- Assurer la gestion administrative courante de la plateforme.
Détail des activités :
Accueil et orientation du public
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les aidants, personnes accompagnées et partenaires
- Écouter et clarifier les demandes, collecter les informations nécessaires.
- Orienter vers le professionnel ou dispositif adapté, proposer un rendez-vous si nécessaire.
- Garantir confidentialité et respect du secret professionnel.
Gestion des rendez-vous et des agendas
- Organiser les plannings des professionnels et des activités collectives.
- Envoyer confirmations et rappels, mettre à jour les informations partagées avec l'équipe.
Administration et gestion documentaire
- Créer et mettre à jour les dossiers usagers, tableaux de bord, registres et indicateurs.
- Rédiger courriers, comptes rendus et rapports d'activité.
Organisation des activités et logistique
- Préparer les ateliers, groupes et événements : salles, supports et matériel.
- Suivre feuilles de présence et circulation de l'information.
Gestion des moyens matériels et avantages
- Suivi des commandes de fournitures et gestion des avantages salariés (chèques déjeuner…).
Compétences requises
- Techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda), logiciels métiers du secteur médico-social, rédaction administrative.
- Relationnelles : sens de l'écoute et de l'empathie, capacité à instaurer une relation de confiance, discrétion et respect du secret professionnel.
- Organisationnelles : rigueur, gestion des priorités, réactivité et adaptabilité.
Profil recherché
Profil recherché:
- Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans les domaines : secrétariat médico-social, services et prestations des secteurs sanitaire et social (BTS SP3S) ou équivalent.
- Expérience souhaitée en structure sociale, médico-sociale ou associative, idéalement auprès d'aidants ou de personnes en situation de handicap.
- Sens du travail en équipe, adhésion aux valeurs et au projet associatif de l'OSE.
Conditions d'exercice
- Poste basé à la Plateforme PHARE – OSE, Paris 12e.
- Horaires de travail à définir selon l'organisation de la plateforme (présence sur les plages d'accueil du public).
- Participation possible à des réunions de coordination, formations internes et actions spécifiques (soirées, événements).
Avantages
- 25 jours de congés payés + 18 jours de congés trimestriels + 3 jours de congés associatifs supplémentaires
- CSE et chèques vacances
- Tickets restaurant (Mutuelle)
- Mutuelle
