À propos
L'AFIP, école spécialiste de la formation en alternance à Villeurbanne (LYON) depuis 30 ans, recherche pour son entreprise partenaire, spécialisée dans les activités immobilières, un assistant de direction H/F.
Le poste
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier chaque matin
- Signer les recommandés et gérer leur distribution
- Établir les notes de frais kilométriques mensuelles selon l'agenda
- Effectuer le pointage de recettes et dépenses, préparer les pièces comptables
- Rédiger des notes internes, prendre des notes en réunions et rédiger des comptes rendus
- Gérer les contrats d'entreprise
- Organiser divers évènements tout au long de l'année
- Gérer les réseaux sociaux et la communication via Canva notamment
- Diffuser les annonces de recrutement, contacter et suivre les candidatures, présélectionner et gérer les RDV pour les entretiens
- Recenser les souhaits de formations auprès des collaborateurs et les présenter à la direction pour validation
- Gérer les commandes de fournitures en tenant une liste par collaborateur/trice
- Commander le nécessaire auprès des partenaires les mieux placés en termes de prix, mettre en concurrence régulièrement les fournisseurs
- Gérer le parc informatique et les copieurs en lien avec les services experts (pannes, autorisations d'accès, programmation des boîtes mail et codes confidentiels, autorisations d'accès…
- Gérer les problèmes de paramétrage de téléphonie
- Souscrire aux abonnements téléphoniques et préparer les téléphones portables
- Lors des intégrations de nouveaux collaborateurs/trices, programmer leurs identifiants, adresse mail, connexions diverses, s'assurer que le matériel informatique soit fonctionnel
Profil recherché
- Vous suivrez une formation en BTS GPME à la rentrée
- Maîtriser la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) en niveau avancé
- Maîtriser idéalement l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, etc.)
- Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire) et des règles de communication écrite
- Faire preuve d'autonomie, de ponctualité et de proactivité
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir prendre du recul et s'adapter au changement
- Savoir organiser son activité et planifier ses tâches
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Savoir prendre des notes
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Connaissances en gestion administrative du personnel
