À propos
LTD est à la fois un cabinet de recrutement et une agence de travail temporaire spécialisé en Bureau d'Etudes, Ingénierie et Encadrement de chantier dans le secteur du BTP. Nous intervenons sur l'ensemble du territoire National et International depuis plus 22 ans.
Le poste
Assistant(e) Polyvalent H/F
Vos principales tâches au sein d'une importante PME, leader dans son activité :
Secrétariat classique :
- Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d'envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs collaborateurs). Il/Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;
- Assure la prise de notes lors des réunions internes ou externes et rédige des comptes rendus inhérents.
- Travaille avec les Responsables des Unités de Production
- Gestion du courrier
- Gestion des fournitures
Assistance et pilotage commercial :
- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;
- Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, la saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;
- Assure la mise à jour des liasses prod ;
- Assure la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;
- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.
- Prendre en charge la réponse administrative aux appels d'offres et suivre le montage des dossiers ;
- Construire le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;
- Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad'hoc.
Facturation :
- Assure l'établissement des factures de vente de l'ensemble de la structure de la société,
- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,
- Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par
les clients,
- S'assure en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.
Profil recherché
Les capacités techniques que doit maîtriser le/la titulaire du poste sont :
- Organisation dans le phasage de l'ensemble du travail.
- Rapidité dans l'exécution des tâches.
- Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d'exploitation Windows NT.
- Connaissance aigüe de la grammaire et de l'orthographe française.
- Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc.…).
