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CDD

Assistant(e) de direction

O TACOS REUNION • Sainte Marie (974)

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À propos

5 restaurants... 5 adresses ! Saint-Denis : 35 rue de la Compagnie Saint-André : 100 chemin Lefaguyes Le Port : 34 rue François de Mahy, Le Grand Marché Sainte-Marie : Centre commercial E. Leclerc La Réserve Saint-Pierre : 109 boulevard Hubert Delisle

Le poste

La SAS LACORP recherche un(e) Assistant(e) de direction (H/F) : 
Vos missions : 
• ACTIVITÉS PRINCIPALES : Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil
· Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
· Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
· Accueillir physiquement les rendez-vous.
· Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
· Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
· Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
· Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
· Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
· Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
· Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
· Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
· Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
· Gérer les notes de frais.
· Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
· Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
Communication
· Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
· Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Gestion de la logistique
· Suivi des stocks,
· Vérifications des commandes et conformités,
· Suivi des offres du moment et réajustement des stocks
· Gestion des réceptions et expéditions
· Supervision de la chaîne de préparation et conditionnement
· Recherche de fournisseurs (transporteurs, fabricants de produits de conditionnement,)
· Édition des documents de transport et de livraison
· Inspection des entrepôts et des arrivées de marchandises
· Suivi des DLC sensibles
· Mise en place et supervision d'inventaires
· Recherche permanente d'optimisation du processus
· Gestion du SAV
· Contrôle des caisses
• ACTIVITÉS ÉVENTUELLES · Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
· Réaliser un suivi administratif du personnel.
· Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
· Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
· Suivre les procédures d’appels d’offres.

Profil recherché

• SAVOIR FAIRE :· Maîtriser la micro-informatique et notamment le Pack Office,
· Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement,
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
· Bonnes capacités rédactionnelles,
· Très bonne maîtrise des techniques bureautiques,
· S’adapter aux différents types d’outils et logiciels informatiques.
• SAVOIR ETRE :· L’écoute
· La compréhension
· La facilité à s’exprimer / être bon communiquant
· La capacité d’adaptation
· Le sens de la discrétion et de la confidentialité
· La capacité à travailler en équipe
· Être polyvalent


Hard skills demandés :
• Effectuer des tâches administratives • Respecter la confidentialité • Utiliser des systèmes bureautiques • Politiques d'entreprise • Préparer des supports de présentation • Établir des relations d'affaires • Appliquer des politiques de sécurité de l'information • Communiquer des messages aux gens • Coordonner des évènements • Créer des documents commerciaux d'import-export • Fixer des rendez-vous • Gérer des agendas
Soft skills demandés :
• Adaptabilité • Réactif • Communiquant • Efficace

En résumé

Société

O TACOS REUNION

Contrat

CDD • Temps Plein

Expérience

1 an minimum

Diplôme

BAC +2/3 minimum

Rémunération

Localisation

Sainte Marie (974)

Référence

1261619

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