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JOBDATING SALON GEEKALI - Assistant service Gestion et Production

TETRANERGY • Saint Denis (974)

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Job Description


1 – Suivi de Production
- Dès l’obtention d’un marché, il/elle devra créer le (s) dossier (s) marché mais également en papier
- Elle suivra les documents contractuels (avec dates butoir) durant l’exécution du chantier, en
collaboration avec les conducteurs de travaux (rédaction et suivi des documents)
- Assister les conducteurs dans la réception du chantier
- Préparer les contrats de sous traitance, les DC4 et les cessions de créances des fournisseurs pour les
opérations et d’en assurer le suivi en collaboration avec la Comptabilité, les achats (METEOR) et le
conducteur de travaux. Elle renseignera un tableau synthétisant toutes ces informations par opération et
par Sous –Traitants ou Fournisseurs.
- Créer et suivre les situations du mois précédent
- D’assister les conducteurs dans la reproduction de toutes les pièces nécessaires à l’édition des situations,
(Bordereau de transmission, nombre d’exemplaires, attestation de sous traitance ou de cession de
créances signées, et tout tableau nécessaire à la remise des situations mensuelles) Elle se rapprochera
des fournisseurs pour obtenir les signatures sur les attestations des sous-traitants et fournisseurs, à
joindre à nos situations mensuelles.
- D’assister les conducteurs de travaux pour la mise en page des devis ainsi que pour l’impression et la
reproduction du bordereau correspondant.
- Mettre en forme et en page les courriers émanant de la production liée au suivi des chantiers,
- Assister les conducteurs, dans le classement et l’archivage des pièces écrites dans les classeurs et des
pièces numériques dans l’Intranet.
- D’une façon générale, d’assurer l’ensemble des tâches administratives liées aux dossiers de chantier
selon les besoins exprimés.
- S’assurera du suivi des mains levées auprès de BPI,
- S’assurera de la mise à jour de la fiche synthétique de suivi de chantiers, partie OS, avenants et soustraitants.
- Assurer un suivi juridique des marchés pour répondre aux attentes de la direction.


2 – Suivi administratif
- Assurer la saisie des bons de commandes
- Assurer la saisie des bons de réceptions
- Assurer la saisie sur l’outil de gestion des rapports de chantier (main d’œuvre, matériels, matériaux, sous
traitance)
- Assurer la saisie sur l’outil de gestion des factures de frais généraux
- Préparer les éléments de la paie sur l’outil de gestion pour transmission au service comptabilité,
- Assurer la saisie sur l’outil de gestion des situations de travaux
- Rédiger les procédures écrites de l’ensemble de ses taches en vue de la constitution d’un dossier de
procédures facilitant l’intégration de nouvelles ressources en cas d’évolution de son poste.
 

3 - Comptabilité
► Les factures fournisseurs
- Enregistrer les factures fournisseurs en comptabilité générale et analytique
- Contrôler les factures hors factures d’achat de chantiers
► Les factures de vente
- Saisir les factures de vente
► Les opérations courantes
- Saisir les règlements
- Saisir les dépenses
- Lettrage des comptes
Missions secondaires
- Participer à l’élaboration de la démarche qualité entreprise par la direction en collaboration avec les différents
services de l’entreprise
- Elaborer et rédiger les procédures avec l’assistance des chefs de services
- Mettre à jour les procédures existantes
- Quand un dysfonctionnement est repéré, mettre en place des actions correctives sous la directive des
chefs de service
- Mettre à jour ou créer les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et renforcer la
démarche qualité
- Participer au support administratif avec les différents services de l’entreprise
- Enregistrera les courriers arrivés ou départ,
- Rédiger tout courrier administratif,
- Répondre au standard téléphonique et filtrera les appels.
 

Required qualifications

• Pratique comptable • Bonne qualité rédactionnelle • Connaissance de l’outil informatique pour des reportings élaborés (Word, Excel, • Accès, Power Point, Messagerie Outlook et l’outil internet d’une façon générale pour • la veille des appels d’offres et son suivi) et intérêt pour les nouvelles technologies • informatiques, pouvant être intégrées dans notre organisation.Organiser son travail de façon autonome, • Travailler de façon méthodique et soignée, • Anticiper et apprécier la charge de travail confiée pour sa planification, • Pouvoir rédiger ou élaborer de façon autonome une réponse écrite • S’adapter à des tâches diverses. • Accepter les imprévus et rechercher les solutions. • Savoir faire barrage à toutes sollicitations infondées. • Déceler les urgences et les priorités. • Discerner les informations à faire remonter au niveau hiérarchique et/ou fonctionnel. • Rendre des reportings à sa hiérarchie directe. • Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées. • Etre capable de rédiger les procédures écrites des tâches qui lui seront confiées en vue de compléter le dossier des procédures internes. • Transmettre tout ou partie de ses tâches à de nouvelles ressources - le cas échéant afin de prendre de nouvelles responsabilité. • Faire respecter rigoureusement des normes et des règles de sécurité
 

Hard skills demandés :
• Analyser le risque financier • Assurer la conformité aux critères de divulgation des informations comptables • Comptabilité • Produits financiers • Réaliser une étude commerciale
Soft skills demandés :
• Analyste • Communiquant • Adaptabilité • Efficace

Job details

Company

TETRANERGY

Contract

Apprenticeship • Full-time

Experience

Beginner

Degree

Bachelor

Salary

Job location

Saint Denis (974)

Reference

1192329

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